Rechnungsprüfung mit SAP ERP (MM)

2.1 Aufbau der Transaktion MIRO

Um eine einzelne Rechnung manuell in das System einzugeben, benutzen Sie die Transaktion MIRO. Hier kann die Rechnung erfasst, geprüft und wenn nötig geändert sowie gebucht werden. Zunächst erläutere ich Ihnen den Aufbau und die Funktion dieser Transaktion:

Beim ersten Öffnen der Transaktion wird in einem Pop-up-Fenster der Buchungskreis eingegeben, welcher bis zu einem möglichen Buchungskreiswechsel (Bearbeiten • Buchungskreis wechseln, siehe Abbildung ‎2.1.) beibehalten wird und somit nicht für jede Rechnung neu eingegeben werden muss.

Abbildung ‎2.1: Buchungskreis eingeben/wechseln

Nachfolgend werden für die Logistische Rechnungsprüfung zur Verfügung stehende Eingabemöglichkeiten in der Transaktion MIRO aufgezeigt (auf Einzelheiten wird im weiteren Verlauf dieses Kapitels verwiesen). Abbildung ‎2.2 zeigt den Kopf der MIRO mit den wichtigsten Elementen:

Abbildung ‎2.2: Kopf der Transaktion MIRO

• In der Logistischen Rechnungsprüfung können über den Vorgang Rechnungen, Gutschriften, nachträgliche Entlastungen und nachträgliche Belastungen erfasst werden.
• In den Grunddaten werden das Buchungs- und Rechnungsdatum, die Referenz (Rechnungsnummer) sowie der Rechnungsbruttobetrag aus der erhaltenen Rechnung des Kreditors erfasst. Der Steuerbetrag kann eingegeben oder alternativ vom System nach Eingabe der Positionen errechnet werden. Dazu muss das Feld Steuer rechnen aktiviert werden.
• Der Saldo übernimmt den Vergleich des Rechnungsgesamtbetrags mit den einzelnen Rechnungspositionen und deren geplanten oder ungeplanten Nebenkosten zzgl. Steuer. Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn der Saldo null beträgt oder sich innerhalb der Buchungstoleranzen befindet.
• Auf der rechten Seite zeigt das System die Adressdaten des Rechnungsstellers an. Diese Daten werden aus dem bereits in Abschnitt ‎1.5.2 erwähnten Lieferantenstamm ermittelt.

Nachdem die Kopfdaten gepflegt wurden – als Minimum ist vor dem nächsten Schritt das Rechnungsdatum zu pflegen –, wird in der Positionsübersicht der Bezug zu einem Vorgängerbeleg hergestellt, sofern dieser vorhanden ist (siehe Abbildung ‎2.3).

Abbildung ‎2.3. Positionsübersicht Transaktion MIRO

• Mögliche Vorgängerbelege sind: Bestellung/Lieferplan, Lieferschein, Frachtbrief, Leistungserfassungsblätter (zur Abrechnung von Dienstleistungen), Lieferanten und Transportdienstleister.
• Der Bezug zu Vorgängerbelegen ermöglicht an dieser Stelle, einzelne Positionen zur Abrechnung markiert vorzuschlagen. Eine erneute Eingabe dieser Daten (zur Abrechnung) ist nicht mehr nötig. Wurden Positionen bereits abgerechnet oder fehlt ein Wareneingang, wird das demnach nicht angezeigt, kann aber bei Bedarf manuell nachgepflegt werden.
• Unter tragen Sie die Nummer des Vorgängerbelegs ein, auf den Sie Bezug nehmen wollen.
• Mit der Anzeigevariante lassen sich in den Positionen je nach Vorgang verschiedene Felder (Betrag, Steuer, Material etc.) in unterschiedlicher Reihenfolge und Größe anzeigen.

Nachdem Sie den Aufbau der MIRO kennengelernt haben, zeige ich Ihnen nun, wie Rechnungen im System erfasst werden. Im nächsten Abschnitt wird beispielhaft eine Rechnung mit Vorgängerbeleg erstellt.